Data expertise centrum (DEC)

Kloppend datahart van het ziekenhuis

De Nederlandse zorg staat onder druk. Personeelstekorten, toenemende zorgvraag en oplopende kosten maken het noodzakelijk om slimmer te werken. Data kan hierin een sleutelrol spelen, maar in veel ziekenhuizen is de praktijk versnipperd: losse BI-afdelingen, waardegedreven zorgteams en business controllers werken naast elkaar, zonder overzicht. Dit leidt tot vertraging en dubbel werk, terwijl zorgprofessionals juist behoefte hebben aan data die hun werk ondersteunt.

Geïntegreerde datastrategie en organisatie

Bij Medisch Spectrum Twente (MST) werd dit probleem herkend. De Raad van Bestuur besloot na een intensief extern begeleid programma waarbij vele afdelingen betrokken waren dat data een strategische versneller moest worden en gaf groen licht voor de oprichting van het Data Expertise Centrum (DEC). Traditionele data-afdelingen konden de vraag niet meer bijbenen. Zorgprofessionals raakten het spoor bijster tussen verschillende loketten en haakten af. Ook de opkomst van AI en de groeiende behoefte aan data- en AI-geletterdheid vroegen om een andere aanpak.

Het DEC is opgezet als een hybride organisatie: centraal worden governance, richtlijnen en een platform ontwikkeld, terwijl afdelingen decentraal hun data-initiatieven kunnen voortzetten. Zo is een structuur ontstaan waarin versnippering wordt opgelost en data een versneller van zorgprocessen is geworden.

Het DEC is zowel kenniscentrum als productieomgeving, met één loket voor alle datavragen. Door een centrale datacatalogus zijn datasets, definities en eigenaarschap transparant vastgelegd, wat dubbel werk voorkomt en zorgt voor één betrouwbare bron en waarheid. Daarnaast investeert het DEC in datageletterdheid met trainingen en vertaalt innovatieve ideeën via het AI lab naar concrete toepassingen.

De eerste resultaten zijn inmiddels zichtbaar: een gedragen datastrategie en AI-strategie, een centrale inzichtelijke backlog en concrete toepassingen zoals een pilot met spraakgestuurde registratie en monitoring van datakwaliteit, bijvoorbeeld bij allergieregistratie. Ook zijn er zachte effecten merkbaar: disciplines werken nauwer samen, het bewustzijn over datakwaliteit groeit en zorgprofessionals weten het DEC steeds beter te vinden. Kruisbestuiving via een centraal data analisten overleg voor iedere data gebruiker in het ziekenhuis, is hier een goed voorbeeld van. De komende periode richt MST zich op implementatie van de roadmaps, verdere optimalisatie van het platform en uitbreiding van expertise.

Wat maakt deze aanpak uniek?

• Hybride model: één loket voor data gerelateerde vraagstukken, centrale regie met decentrale kracht.
• Nieuwe rollen: Zoals AI-coördinator, Chief Medical Data Officer en Data management adviseur.
• Datacatalogus: Eén waarheid door transparante vastlegging van datasets, definities en eigenaarschap waardoor uniformiteit in data toeneemt
• Trainingen: Datageletterdheid en eigenaarschap worden versterkt.
• AI lab: Innovatieve ideeën worden vertaald naar de praktijk via pilots en samenwerking regionaal en nationaal.

Succesfactoren en opschalingsvoorwaarden

Het succes van het DEC komt voort uit een duidelijke structuur en samenhang. Het hybride model combineert centrale regie met decentrale kracht, de datacatalogus zorgt voor transparantie en uniformiteit, en het AI-lab vertaalt innovaties naar de praktijk. Daarnaast zijn scholing en nieuwe rollen zoals de AI-coördinator en data management adviseur cruciaal gebleken om zowel datageletterdheid, als eigenaarschap in de organisatie te versterken.

Een belangrijke les is dat de grootste uitdaging ligt in cultuurverandering: zorgverleners moeten ervaren dat goede registratie en datagebruik hun werk daadwerkelijk vergemakkelijkt. Voor verdere opschaling zijn sterk leiderschap, het prioriteren van de rol van data en een heldere interne businesscase noodzakelijk, omdat de inspanning vaak vóór de baten komen. Ook zijn een datastrategie en goed data eigenaarschap via governance essentieel. De ervaring bij MST laat zien dat de expertise voorheen al aanwezig was, maar versnipperd. Door competenties te bundelen en regie centraal te beleggen kan ieder ziekenhuis een eigen DEC ontwikkelen.

Met deze basis versterken ziekenhuizen niet alleen hun huidige bedrijfsvoering en verbetercycli, maar bouwen ze ook aan een toekomstbestendige organisatie waarin data een vanzelfsprekende motor is voor zorgverbetering.

Met onderstaande knop kom je op de Data expertise centrum (DEC) werkgroep in de besloten MijnSTZ omgeving, alleen toegankelijk voor leden van STZ.

Ben je wel werkzaam bij een STZ-ziekenhuis, maar nog geen lid van de MijnSTZ-omgeving. Registreer je dan hier. Ben je geen lid van STZ, maar wil je toch meer weten over deze innovatie? Neem dan contact op met ons.