Digitale assistent voor verpleegkundige verslaglegging

De zorg in Nederland stevent af op een zorginfarct. Door de dubbele vergrijzing – een toenemend aantal ouderen met complexe zorgvragen én een vergrijzend zorgpersoneel dat richting pensioen gaat – komt de beschikbaarheid van voldoende zorgprofessionals onder druk te staan. Vooral de inzet van verpleegkundigen is daarin cruciaal. Hun tijd is kostbaar én schaars. Iedere minuut die niet aan directe patiëntenzorg wordt besteed, telt dubbel. Tegelijkertijd vragen administratieve taken, zoals verslaglegging, dagelijks veel van hun tijd.

Verpleegkundigen van de Noordwest Ziekenhuisgroep besteden dagelijks veel tijd aan verslaglegging van zorgmomenten, zoals familiegesprekken, EVV-gesprekken en dagelijkse rapportages. Deze aantekeningen zijn essentieel in de dagelijkse praktijk, maar nemen vaak vijftien tot twintig minuten per gesprek in beslag. Daardoor gaat waardevolle tijd verloren die ook aan directe patiëntenzorg besteed kan worden.

Spraakgestuurd verslagleggen

Binnen Noordwest wordt al geëxperimenteerd met spraakgestuurd verslagleggen voor medisch specialisten. Toen deze technologie werd gedemonstreerd tijdens een bijeenkomst van de verpleegkundige en medische expertgroep, was de herkenning bij verpleegkundigen direct groot. Waarom zou deze technologie niet ook in hun werk toepasbaar zijn? Het bleek het startpunt voor een innovatie die verpleegkundige verslaglegging sneller en eenvoudiger maakt waardoor er meer ruimte is om patiëntgericht te werken.

NWZ besloot het initiatief te nemen en startte een pilot met zeven verpleegkundigen uit verschillende specialismen vanuit de verpleegkundige expertgroep, ondersteund door de CNIO.  De keuze om de digitale assistent via de smartphone in te zetten was logisch: dit toestel was al in gebruik als oproepsysteem en maakt het mogelijk om overal in het ziekenhuis gesprekken vast te leggen, los van werkplek of spreekkamer.

In de praktijk zet de assistent gesprekken – van familiegesprekken tot dagelijkse zorgmomenten – direct om in tekst. Herhalingen worden automatisch weggefilterd en ook accenten of dialecten worden goed herkend. Met behulp van sjablonen wordt de tekst vervolgens omgezet in een bondige samenvatting die snel is na te lezen en geschikt is voor verslaglegging. Voor verpleegkundigen betekent dit dat zij niet langer uitgebreide notities hoeven uit te typen. Een korte controle volstaat, waarna eventuele verbeteringen of feedback direct teruggekoppeld kunnen worden om de sjablonen verder te verfijnen.

Wat maakt deze aanpak uniek?

• Voorlopers in verpleegkundige verslaglegging: Een bewezen effectieve toepassing van spraakgestuurde technologie specifiek voor verpleegkundige verslaglegging – een domein waarin deze innovatie nog zelden is doorontwikkeld.
• Altijd en overal inzetbaar: Doordat de assistent via de smartphone werkt, kan hij flexibel en mobiel worden ingezet.
• Spraaktechnologie afgestemd op de praktijk: De gekozen technologie begrijpt meerdere Europese talen, herkent accenten en dialecten, filtert automatisch herhalingen uit gesprekken en zet de tekst met behulp van sjablonen om in een bondige en overzichtelijke samenvatting. De technologie voldoet bovendien aan de normen voor informatiebeveiliging in de zorg.
• Lerend systeem: Verpleegkundigen kunnen feedback geven op de sjablonen, waardoor de assistent zich continu ontwikkelt en steeds beter aansluit bij de praktijk.

Succesfactoren en voordelen

De digitale assistent bespaart verpleegkundigen dagelijks veel tijd. Het uitwerken van gesprekken, dat normaal vijftien tot twintig minuten duurde, kost nu slechts enkele minuten. Hierdoor ontstaat ruimte voor andere zorgtaken en neemt de efficiëntie van verslaglegging zichtbaar toe.

Daarnaast merken verpleegkundigen dat hun werkbeleving verandert. Doordat verslaglegging minder aandacht vraagt, kunnen zij zich volledig richten op patiënt en familie. Patiënten geven terug dat het prettig is wanneer zorgverleners niet voortdurend achter een scherm zitten, maar echt in gesprek aanwezig zijn.

Het succes kwam tot stand door nauwe samenwerking binnen NWZ. Verpleegkundigen vanuit de verpleegkundige expertgroep, de CNIO, IT-afdelingen en het AI-team trokken samen op. Scholing in AI-geletterdheid gaf verpleegkundigen de kennis om verantwoord met de technologie om te gaan. Deze gezamenlijke inzet heeft ervoor gezorgd dat de innovatie breed gedragen wordt en klaar is voor verdere opschaling.

Met onderstaande knop kom je op de Digitale assistent voor verpleegkundige verslaglegging werkgroep in de besloten MijnSTZ omgeving, alleen toegankelijk voor leden van STZ.

Ben je wel werkzaam bij een STZ-ziekenhuis, maar nog geen lid van de MijnSTZ-omgeving. Registreer je dan hier. Ben je geen lid van STZ, maar wil je toch meer weten over deze innovatie? Neem dan contact op met ons.